MODIFICA ORDENANZA SOBRE SUBVENCIONES MUNICIPALES
Núm. 291 exento.- Arica, 21 de enero de 2005.- Vistos:
a) Sesión Ordinaria Nº 32, del 11 de diciembre del año 2003, del Honorable Concejo Municipal;
b) Acuerdo Nº 571/2003, del 11 de diciembre del año 2003, tomado por el Honorable Concejo Municipal;
c) Acuerdo Nº 11/2005, del 18 de enero del año 2005, tomado por el Honorable Concejo Municipal, y d) Las facultades que me confiere la ley Nº 18.695 "Orgánica Constitucional de Municipalidades", modificada por la ley Nº 19.602,
Decreto:
Modifícase la Ordenanza sobre Subvenciones Municipales y fíjase su nuevo texto refundido, coordinado y sistematizado de acuerdo a lo siguiente:
1) Introdúcense las siguientes modificaciones al decreto alcaldicio Nº 4.750/2003 que contiene la "Ordenanza sobre Subvenciones Municipales":
- Artículo 2º:
Se suprime la frase "... que deba fomentar la Municipalidad..." y se agrega al final la frase "...entre otras...".
- Artículo 3º, Inciso Primero:
Se agrega a continuación de la palabra Municipalidad la frase "...para los cuales se hubiere solicitado la subvención, razón por la cual...". Se suprime el (;) punto y coma existente a continuación de la palabra "distintos" y se le reemplaza por un punto seguido (.) y se agrega a continuación de éste la siguiente frase "...Por este motivo,...".
Asimismo, se agrega a continuación de la frase "...tales como..." la frase "...correspondiente a...".
- Artículo 3º. Inciso Segundo: se suprime - Artículo 4º:
Se reemplaza la palabra "Personalidad" por "Personas".
- Artículo 4º, Inciso Final:
Se reemplaza por el siguiente: "Para tales efectos la Secretaría Comunal de Planificación deberá procesar, sistematizar y contribuir a la actualización del Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos que se encuentra a cargo de la Secretaría Municipal en conformidad al artículo 1º del decreto alcaldicio Nº 1030/2004".
- Artículo 5º, Nº4:
Se reemplaza la palabra "efectuaron" por "efectuarán".
- Artículo 5º, Nº 6:
Se suprimen las letras a) y b), quedando ambas refundidas en la siguiente frase: "presentar un proyecto conteniendo los objetivos, justificación y costos de las actividades".
- Artículo 10º:
Se deroga y se reemplaza por el siguiente:
"Artículo 10º: Las solicitudes de subvención una vez evaluadas serán presentadas para los efectos contemplados en el artículo 65º, letra g), de la ley 18.695 por el Alcalde al Concejo a más tardar la última sesión ordinaria del mes de diciembre del año calendario.".
- Artículo 12º:
En la parte final se agrega la palabra "...de gastos...".
- Artículo 19º:
En el Inciso Final, a continuación de la coma, se agrega lo siguiente: "..., salvo que se hubiere pagado la totalidad de la subvención a la institución y aún no hubiere sido invertida por ésta, para lo cual deberá acompañar un certificado bancario o copia de un comprobante bancario en que conste que se encuentra disponible el saldo aún no rendido.".
2) Fíjase el siguiente nuevo texto refundido, coordinado y sistematizado del decreto alcaldicio Nº 4.750/2003 que contiene la "Ordenanza sobre Subvenciones Municipales":
TITULO V
TITULO I
Artículo 1º: La presente Ordenanza regula el procedimiento para el otorgamiento de subvenciones que la Municipalidad de Arica pueda entregar para fines específicos, a personas jurídicas de carácter público o privado sin fines de lucro, que colaboren directamente en el cumplimiento de sus funciones.
Artículo 2º: Las subvenciones se otorgarán para financiar actividades tales como el arte y la cultura, la educación, la capacitación, la salud, el deporte y recreación, el turismo, labores específicas en situaciones de emergencia de carácter social o de beneficencia, entre otras.
Artículo 3º: Las instituciones subvencionadas sólo podrán destinar la subvención a financiar los programas, proyectos u objetivos específicos aprobados por la Municipalidad para los cuales se hubiere solicitado la subvención, razón por la cual no podrán destinarlo a fines distintos. Por este motivo, no procederá efectuar con cargo a la subvención gastos de funcionamiento de las instituciones beneficiarias, tales como los correspondientes a servicios básicos y gastos en personal, exceptuándose lo indicado en el artículo 24º.
Artículo 4º: A contar del 1º de enero de 2004 sólo se entregarán subvenciones a aquellas instituciones inscritas en el Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Subvenciones que establecerá la Municipalidad, en conformidad a lo dispuesto en la ley Nº 19.862 de fecha 8 de febrero del año 2003.
Para tales efectos la Secretaría Comunal de Planificación deberá procesar, sistematizar y contribuir a la actualización del Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos que se encuentra a cargo de la Secretaría Municipal en conformidad al artículo 1º del decreto alcaldicio Nº 1.030/2004.
TITULO II
De las subvenciones
Artículo 5º: Las instituciones que deseen recibir una subvención deberán presentar una solicitud en la Ficha F-2 que para estos efectos proporcionará la Secretaría Comunal de Planificación, indicando los siguientes datos:
1. Antecedentes de la institución: Nombre, domicilio, RUT, teléfono, fax, decreto que ordenó la Personalidad Jurídica (número, fecha, Ministerio, o inscripción en el Registro de Organizaciones Comunitarias, según corresponda), certificado de vigencia, objetivos generales según sus estatutos y fuentes de financiamiento.
2. Antecedentes del representante legal de la institución: Nombre, RUT, domicilio, teléfono, fax y acreditación de la representación.
3. Area a la cual se va a destinar la subvención:
Asistencia social, educación, cultura, salud, deporte y recreación, capacitación, turismo u otra.
4. Programas o proyectos específicos a desarrollar con la subvención: Indicando el nombre, objetivos específicos, descripción breve, costo y antecedentes sobre los beneficiarios como características socioeconómicas, número total de ellos y el número aproximado de beneficiarIos de la comuna de Arica, tipo y características de los gastos que se efectuarán.
5. Monto de la subvención solicitada: Señalando el o los meses en que se desea recibir, no pudiendo ser más de seis cuotas en el año calendario, siendo la última cuota en el mes de noviembre del año respectivo.
6. Tratándose de las instituciones regidas por la ley Nº 19.418: Sobre Juntas de Vecinos y además Organizaciones Comunitarias, éstas deberán dar cumplimiento al artículo 27º de la misma ley, vale decir, presentar un proyecto conteniendo los objetivos, justificación y costos de las actividades.
7. Las instituciones que no tengan su sede en la comuna: Deberán suscribir un convenio con la Municipalidad, en el cual quede claramente establecido la forma en que esta institución va a colaborar en el cumplimiento de funciones municipales.
Artículo 6º: Las solicitudes de subvención deberán ser firmadas por el representante legal de la institución y presentadas en la Secretaría Comunal de Planificación antes del 30 de agosto del año anterior para el cual se requiere, para su estudio y evaluación.
Excepcionalmente y por motivos justificados, que evaluará el Alcalde, la Municipalidad podrá acoger a tramitación una subvención presentada fuera del plazo señalado.
Artículo 7º: En el caso de aquellas instituciones creadas con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente Ordenanza, para los efectos de dar cumplimiento a la ley Nº 19.862, deberán ajustarse al procedimiento de registro y solicitar subvenciones en el plazo señalado en el artículo 6º de la presente Ordenanza.
Artículo 8º: Para estudiar y evaluar la entrega de subvenciones, se dará preferencia a aquellas instituciones que cumplan los siguientes requisitos y condiciones:
1) Que los aportes solicitados se destinen al desarrollo de programas o proyectos específicos que beneficien en forma directa a las personas objeto de atención de la institución y que estos programas estén relacionados con sus objetivos estatutarios.
2) Que la gestión de la entidad constituya un beneficio a los vecinos de la comuna de Arica, lo cual se analizará en relación con la cobertura de beneficiarios de la comuna y su nivel socio-económico.
3) La disposición de la institución para colaborar con la Municipalidad con el objeto de atender beneficiarios detectados por ésta.
4) Que la institución tenga otras fuentes de financiamiento que reflejen un esfuerzo por captar recursos de otros sectores.
Artículo 9º: La Secretaría Comunal de Planificación evaluará las solicitudes de subvención durante el mes de septiembre, para lo cual solicitará informe a la Asesoría Jurídica, la que verificará si se cumplen los requisitos legales; a la Dirección de Control, si no tiene impedimentos por rendiciones pendientes, y a la Dirección de Desarrollo Comunitario, en este último caso cuando el objetivo de la subvención sea atingente a su área. Si fuere necesario se podrá requerir a las instituciones información complementaria a la ya presentada.
Artículo 10º: Las solicitudes de subvención una vez evaluadas serán presentadas para los efectos contemplados en el artículo 65º, letra g), de la ley Nº 18.695 por el Alcalde al Concejo a más tardar la última sesión ordinaria del mes de diciembre del año calendario.
TITULO III
Del otorgamiento de las subvenciones
Artículo 11º: Las subvenciones aprobadas se entregarán a partir del mes de enero del año siguiente, de acuerdo a la disponibilidad financiera, debiendo elaborar el flujo de pago de éstas la Secretaría Comunal de Planificación en conjunto con la Dirección de Administración y Finanzas.
Artículo 12º: El alcalde dispondrá la entrega de las subvenciones mediante decreto alcaldicio, en el cual se indicará:
a) Nombre de la institución beneficiaria.
b) Monto y objetivo de la subvención.
c) Forma de pago.
d) Obligación de la institución a presentar un certificado de vigencia de Personalidad Jurídica, cuando corresponda.
e) Obligación de la institución a celebrar un convenio con la Municipalidad, cuando proceda, de conformidad con las normas legales vigentes.
f) Obligación de la institución a rendir cuenta documentada de los gastos efectuados con cargo a la subvención dentro de los plazos que se establezcan.
g) Imputación del gasto.
h) Identificación de los ítems de gastos que se financiarán en la subvención que se otorga.
Tanto el decreto de pago como el cheque correspondiente deberán ser extendidos exclusivamente a nombre de la entidad subvencionada, en ningún caso a nombre de personas naturales.
En el punto h) no se podrá modificar durante la vigencia de la subvención, como son los cambios de ítems de gastos.
Artículo 13º: La Dirección de Administración y Finanzas deberá llevar un registro en el que se anotarán individualmente los siguientes antecedentes:
a) Nombre de la institución.
b) Decreto alcaldicio que otorga la subvención.
c) Finalidad.
d) Monto total aprobado.
e) Monto total entregado a la fecha.
f) Saldo por entregar.
g) Rendición de cuenta y fecha de ella.
h) Saldo por rendir.
i) Convenio de la subvención.
El registro indicado se enviará en forma mensual a la Dirección de Control con el objeto de que esta unidad solicite las rendiciones de cuentas a las instituciones que se encuentren con saldos a rendir.
TITULO IV
De los convenios
Artículo 14º: Para la formalización del otorgamiento de una subvención a una organización comunitaria, deberá suscribirse convenio en donde se establezca la modalidad y monto a asignar, el tiempo de ejecución, el detalle de los gastos y la forma en que se rendirá cuenta de los mismos. En el caso de que el financiamiento del proyecto involucre aportes de la comunidad, éstos deberán documentarse con anterioridad a la celebración del convenio, esto en conformidad al artículo 27º de la ley Nº 19.418 "De juntas de vecinos y demás organizaciones comunitarias".
Artículo 15º: Los convenios a que se refiere el artículo precedente serán redactados por la Asesoría Jurídica y una copia de ello será distribuida a la Secretaría Comunal de Planificación, Dirección de Administración y Finanzas, Secretaría Municipal y Dirección de Control para su archivo.
TITULO V
De las rendiciones de cuenta
Artículo 16º: Todas las instituciones que reciban una subvención de la Municipalidad deberán rendir cuenta documentada y detallada de los gastos efectuados con cargo a la misma, a la Dirección de Control.
Artículo 17º: Las rendiciones de cuenta deberán detallarse en un formulario especial elaborado por la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad, al cual deberá adjuntarse la documentación original que respalde los gastos efectuados, debidamente ordenados. Estas rendiciones deberán ser presentadas en la Dirección de Control de la Municipalidad para su correspondiente revisión y visación.
Artículo 18º: Los gastos con cargo a la subvención deberán realizarse a partir de la fecha de su otorgamiento y dentro del año calendario correspondiente, por consiguiente no se aceptarán gastos efectuados antes de la fecha del otorgamiento ni después del 31 de diciembre del año respectivo.
Artículo 19º: Las rendiciones de cuenta deben presentarse al Municipio dentro del año calendario correspondiente al otorgamiento de la subvención.
No se cursarán nuevos pagos de subvenciones, ya sea del todo o parte, a las instituciones que no hayan presentado su rendición de cuentas oportunamente.
En el caso de subvenciones entregadas mediante el pago de cuotas periódicas, las respectivas rendiciones de cuenta deberán efectuarse antes del otorgamiento de la nueva cuota.
No se aceptarán nuevas solicitudes de subvención conforme al artículo 6º de la presente Ordenanza a las instituciones que tengan rendiciones pendientes del año o años precedentes, salvo que se hubiere pagado la totalidad de la subvención a la institución y aún no hubiere sido invertida por ésta, para lo cual deberá acompañar un certificado bancario o copia de un comprobante bancario en que conste que se encuentra disponible el saldo aún no rendido.
Artículo 20º: Como documento de respaldo de los gastos sólo se aceptarán boletas o facturas en original debidamente registradas ante el Servicio de Impuestos Internos. No se aceptará otro tipo de documentos a los señalados o que presenten alteraciones o remarcaciones.
Artículo 21º: Las facturas deben emitirse a nombre de la institución beneficiaria de la subvención, y en ellas deberá especificarse el detalle del gasto, con indicación de su valor unitario y total. Las facturas deberán presentarse canceladas por el proveedor, es decir, con su firma y fecha de cancelación, además deben ser visadas por el presidente o representante legal de la institución.
Artículo 22º: Las boletas que por falta de espacio no identifiquen el detalle del gasto, deberán complementarse con el desglose de los artículos adquiridos en la hoja de rendición correspondiente o en la hoja en la cual se pegue la boleta.
Artículo 23º: Si se incluyen boletas de honorarios en una rendición de cuentas, éstas deben rendirse por su monto bruto, adjuntando a dicho documento, cuando proceda, una copia del pago de impuesto correspondiente.
Artículo 24º: Los casos expresamente calificados por el Alcalde y previa autorización de éste, se podrán efectuar pagos de remuneraciones con cargo a la subvención, para lo cual se deberá acompañar los documentos que respalden el íntegro pago de remuneraciones (liquidaciones de sueldos) y el cumplimiento de las leyes sociales (copias de los respectivos pagos previsionales y de salud).
No se aceptarán boletas de prestación de servicios a terceros emitidas por la misma institución.
Artículo 25º: Eventualmente, y en casos muy calificados, en que no se pueda obtener facturas o boletas, ya sea porque el comerciante está exento de impuesto o por tratarse de una adquisición o servicio de poco valor, se podrá utilizar el "Recibo", en el cual deberá detallarse la especificación del gasto, el valor, el motivo, la fecha y la identificación del proveedor o la persona que recibe el dinero (nombre, RUT, domicilio).
Asimismo, cuando se autorice efectuar gastos de locomoción en que no sea legalmente exigible un documento de respaldo, se deberá presentar una planilla en la cual se indique el tipo de movilización (taxi, locomoción colectiva, etc.), el valor, la fecha, el nombre, RUT y firma de la persona que incurrió en el gasto, todo ello visado por el representante de la institución.
Artículo 26º: Formarán parte de la rendición de cuentas los documentos o recibos mediante los cuales las instituciones subvencionadas acreditan la ayuda directa entregada a las personas beneficiarias de los programas correspondientes.
Artículo 27º: No se aceptarán para las rendiciones de cuenta los comprobantes de pagos efectuados con tarjetas de crédito.
Si se presentaren facturas u otros documentos en moneda extranjera, deberá acompañarse el documento que acredite su equivalencia en moneda nacional.
Artículo 28º: El incumplimiento en la presentación de las rendiciones de cuentas o en el reintegro de los montos entregados y no utilizados de la subvención, facultará a la Municipalidad para iniciar las gestiones legales tendientes a efectuar la cobranza judicial de los montos correspondientes.
Artículo 29º: La presente Ordenanza entrará en vigencia desde la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Artículos Transitorios
Artículo 1º: Las solicitudes de subvención para el año 2004 deberán ser presentadas en la Secretaría Comunal de Planificación antes del 31 de diciembre de 2003, para su estudio y evaluación, y para su aprobación hasta el 31 de enero de 2004.
Artículo 2º: Las solicitudes de subvenciones para el año 2004, por esta única vez se utilizará el Formulario F-2 entregado con anterioridad a esta Ordenanza Municipal.
La Oficina de Comunicaciones y Eventos procederá a publicar la presente Ordenanza en el Diario Oficial.
Tendrán presente este decreto alcaldicio las siguientes unidades municipales: Dirección de Control, Secretaría Municipal, Secretaría Comunal de Planificación, Dirección de Administración y Finanzas, Asesoría Jurídica, Dirección de Desarrollo Comunitario y la Oficina de Comunicaciones y Eventos.
Anótese, comuníquese y archívese.- Carlos Valcarce Medina, Alcalde.- Luis Cañipa Ponce, Secretario Municipal (S).
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y fines procedentes.- Luis Cañipa Ponce, Secretario Municipal (S).