APRUEBA ORDENANZA DE REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS RECEPTORAS DE SUBVENCION DE FONDOS MUNICIPALES
De acuerdo a lo establecido en la Ley Nº19.862 y su Reglamento aprobado por decreto supremo Nº375 de Hacienda, publicado el 3 de julio de 2003, que establece el Registro de las Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos.
2. La necesidad de establecer un procedimiento que regule la entrega de Subvenciones por parte de la Municipalidad a Personas Jurídicas de carácter público o privado sin fines de lucro.
3. En el Acuerdo de Concejo de la Sesión Ordinaria Nº25 del Concejo Municipal de fecha 1 de septiembre de 2004 y las facultades que me confiere la Ley Nº18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Apruébese la siguiente Ordenanza sobre Subvenciones Municipales:
TITULO I
Disposiciones generales
Artículo 1.- La presente ordenanza regula el procedimiento para el otorgamiento de subvenciones que la Municipalidad de Andacollo pueda entregar para fines específicos, a personas jurídicas de carácter público o privado sin fines de lucro que colaboren directamente en el cumplimiento de funciones.
Las personas jurídicas que postulen a obtener fondos, aportes o subvenciones Municipales deberán estar inscritas en el citado Registro con anterioridad a su solicitud de acuerdo a Ley 19.862 y su reglamento. Asimismo deberán incorporarse al Registro aquellas personas jurídicas o naturales que efectúen donaciones a la Municipalidad de Andacollo, sujetas a algún beneficio tributario.
Dentro de los 30 días siguientes a la publicación de la presente Ordenanza, la Secretaría Municipal remitirá carta certificada a todas las instituciones que hayan recibido subvenciones o aportes de fondos municipales durante el ultimo año y a las Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, Funcionales o Territoriales inscritas en la Comuna, dando a conocer la creación del Registro, los efectos de la inscripción y los antecedentes necesarios para inscribirse.
Artículo 2.- Las subvenciones se podrán otorgar para financiar actividades que deban fomentar la Municipalidad tales como el arte y la cultura, la educación, la capacitación, la salud, el deporte y recreación, el turismo, labores específicas en situaciones de emergencia de carácter social o de beneficencia.
Artículo 3.- Las instituciones subvencionadas sólo podrán destinar la subvención a financiar los programas, proyectos u objetivos específicos para los cuales ésta fue otorgada por el Concejo Municipal, no pudiendo destinarse a fines distintos.
Artículo 4.- A contar del 1º de enero de 2004 sólo se entregará subvención a aquellas instituciones inscritas en el Registro de Personalidad Jurídicas receptoras de Subvenciones que establecerá la Municipalidad, en conformidad a lo dispuesto en la Ley Nº19.862 de fecha 8 de febrero de 2003. Para tales efectos la Secretaría Municipal implementará el Registro de las Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos.
TITULO II
De las subvenciones
Artículo 5.- Las instituciones que deseen recibir una subvención deberán presentar una solicitud en la ficha que para estos efectos proporcionará la Secretaría Municipal indicando los siguientes datos:
1.- Antecedentes de la institución: Nombre, domicilio, RUT, teléfono, fax, certificado de Personalidad Jurídica (Nº, fecha, Ministerio, o inscripción en el Registro de Organizaciones Comunitarias, según corresponda), objetivos generales según sus Estatutos y fuentes de financiamiento.
2.- Antecedentes del Representante Legal de la institución: Nombre, RUT, domicilio, teléfono, fax.
3.- Area a la cual se va a destinar la subvención: Asistencia social, educación, cultura, salud, protección al medio ambiente, deporte y recreación, capacitación, turismo u otra.
4.- Programas o Proyectos específicos a desarrollar con la subvención: Indicando el nombre, objetivos específicos, descripción breve, costos y antecedentes sobre los beneficiarios como características socio económico.
5.- Monto de la subvención solicitada: señalando el o los meses en que se desea recibir, no pudiendo exceder del año calendario.
6.- Tratándose de las Instituciones regidas por la Ley Nº19.418 sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, estás deberán dar cumplimiento al artículo 27 de la misma ley, vale decir:
a) Presentar proyecto conteniendo los objetivos.
b) Justificación y costos de las actividades.
7.- Las Instituciones que no tengan su sede en la comuna, deberán suscribir un convenio con la Municipalidad en la cual quede claramente establecido la forma en que esta Institución va a colaborar en el cumplimiento de funciones municipales.
Artículo 6.- Las solicitudes de subvención deberán ser firmadas por el representante legal de la Institución, presentadas en la Secretaría Municipal antes del 15 de octubre del año anterior para el cual se requiere, para someterlas a estudio y evaluación por parte de la Secretaría Comunal de Planificación.
Excepcionalmente y por motivos justificados que evaluaría el Alcalde(sa) de la Comuna y contando una solicitud con el debido acuerdo del Concejo Municipal, se podrá someter a tramitación presentada fuera del plazo señalado, siempre que la institución solicitante se encuentre debidamente inscrita en los registros.
Artículo 8.- Para estudiar y evaluar la entrega de subvenciones, se dará preferencia a aquellas instituciones que cumplan los siguientes requisitos y condiciones:
1) Que los aportes solicitados se destinen al desarrollo de programas o proyectos específicos que beneficien en forma directa a las personas objeto de atención de la institución y que estos programas estén relacionados con sus objetivos estatutarios.
2) Que la gestión de la entidad constituya un beneficio a los vecinos de la Comuna de Andacollo, lo cual se analizará en relación a la cobertura de beneficiarios de la Comuna y su nivel socioeconómico, así como también la calidad e implicancia social del proyecto u objetivos de la subvención presentados.
3) La disposición de la institución para colaborar con la Municipalidad con el objeto de atender beneficiarios detectados por ésta.
4) Que la institución tenga o considere otras fuentes de financiamiento que reflejen un esfuerzo por captar recursos de otros sectores.
Artículo 9.- La Secretaría Comunal de Planificación evaluará las solicitudes de subvención durante el mes de noviembre, para lo cual solicitará informe a la Secretaría Municipal o según corresponda mientras no exista Dirección de Control, la que verificará si se cumplen los requisitos legales y si no tienen impedimentos por rendiciones de cuentas pendientes. Si fuera necesario se podrá requerir a las instituciones información complementaria a la ya presentada.
Artículo 10.- Las solicitudes de subvención una vez evaluadas serán presentadas por el Alcalde(sa) para resolución del Concejo Municipal, dictándose el respectivo acuerdo de aprobación.
Con ello se procederá a incorporar dentro del proyecto de presupuesto para el año siguiente, respecto del cual deberá pronunciarse el Concejo a más tardar el 15 de diciembre de cada año.
TITULO III
Del otorgamiento de las subvenciones
Artículo 11.- Las subvenciones aprobadas se otorgarán de acuerdo a la disponibilidad financiera. La Dirección de Administración y Finanzas deberá elaborar el flujo de caja.
Artículo 12.- El Alcalde(sa) dispondrá la entrega de las subvenciones mediante Decreto Alcaldicio, que será ejecutado por la Secretaría Municipal, en el cual se indicará:
a) Nombre de la Institución beneficiaria.
b) Monto y objetivos de la subvención.
c) Forma de pago.
d) Obligación de la Institución a presentar un Certificado de Vigencia de Personalidad Jurídica, cuando corresponda.
e) Obligación de la Institución a Celebrar un Convenio con la Municipalidad, cuando proceda, de conformidad con las normas legales vigentes.
f) Obligación de la Institución a rendir cuenta documentada de los gastos efectuados con cargo a la subvención.
g) Imputación de pago.
h) Tanto el decreto de pago como el cheque
correspondiente, deberán ser extendidos exclusivamente a nombre de la entidad subvencionada, en ningún caso, a nombre de personas naturales.
Artículo 13.- La Dirección de Administración y Finanzas deberá llevar un registro similar al que llevará el encargado de Organizaciones Comunitarias al respecto en el que se anotarán individualmente los siguientes antecedentes:
a) Nombre de la Institución
b) Decreto alcaldicio que otorga la subvención c) Finalidad
d) Monto total aprobado
e) Monto total entregado a la fecha
f) Saldo por entregar
g) Rendición de cuenta y fecha de ello
h) Saldo por rendir
El registro indicado se enviará en forma mensual a la Secretaría Municipal y a la Dirección de Control si la hubiere, con el objeto que esta unidad solicite las rendiciones de Cuentas a las instituciones que se encuentren con saldos a rendir.
TITULO IV
De los convenios
Artículo 14.- Para la formalización del otorgamiento de una subvención a una Organización Comunitaria, deberá suscribirse un convenio donde se establezca la modalidad y monto a asignar, el tiempo de ejecución, el detalle de los gastos y la forma en que se rendirá cuenta de los mismos. En caso de que el financiamiento del Proyecto involucre aportes de la Comunidad, éstos deberán documentarse con anterioridad a la celebración del convenio, esto en conformidad al artículo 27 de la Ley Nº19.418 "De Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias".
Artículo 15.- Los convenios a que se refiere el Artículo precedente serán redactados por la Asesoría Jurídica y una copia de ello será distribuida a la Secretaría Comunal de Planificación, Organizaciones Comunitarias, Dirección de Administración y Finanzas, Secretaría Municipal y Oficina de Partes para su archivo.
TITULO V
De las rendiciones de cuentas
Artículo 16.- Todas las instituciones que reciban una subvención de la Municipalidad deberán rendir cuenta documentada y detallada de los gastos efectuados con cargo a la misma.
Artículo 17.- Las rendiciones de cuenta deberán detallarse en un formulario especial elaborado por la Secretaría Municipal y Auditoría Interna de la Municipalidad, al cuál deberá adjuntarse la documentación original que respalde los gastos efectuados, debidamente ordenados.
Artículo 18.- Los gastos con cargo a la subvención deberán realizarse a partir de la fecha de su otorgamiento y dentro del año calendario correspondiente, no se aceptarán gastos efectuados antes de dicha fecha.
Artículo 19.- Las rendiciones de cuenta deben presentarse al Municipio dentro del año calendario correspondiente al del otorgamiento de la subvención.
No se cursarán nuevas subvenciones o las parcialidades de ésta a las instituciones que no hayan presentado su rendición de cuentas oportunamente.
En el caso de subvenciones entregadas mediante cuotas periódicas, las respectivas rendiciones de cuentas deberán efectuarse antes del otorgamiento de la nueva cuota.
Artículo 20.- Como documento de respaldo de los gastos sólo se aceptarán boletas o facturas en original debidamente registradas ante el Servicio de Impuestos Internos. No se aceptará otro tipo de documento a los señalados o que presenten alteraciones o remarcaciones.
Artículo 21.- Las facturas deben emitirse a nombre de la institución beneficiaria de la subvención y en ellas deberá especificarse el detalle del gasto, con indicación de su valor unitario neto y total. Las facturas deberán presentarse canceladas por el proveedor, es decir, con su firma y fecha de pago.
Artículo 22.- Las boletas que por falta de espacio no identifiquen el detalle del gasto, deberán complementarse con el desglose de los artículos adquiridos en la hoja de rendición correspondiente.
Artículo 23.- Si se incluyen boletas de honorarios en una rendición de cuentas, éstas deben rendirse por su monto bruto, adjuntando a dicho documento, cuando proceda, una copia del pago por impuesto correspondiente.
Artículo 24.- Los casos expresamente autorizados en que proceda el pago de remuneraciones con cargo a la subvención, deberán acompañarse de los documentos que respalden el íntegro pago de remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales.
Artículo 25.- Eventualmente y en casos muy calificados en que no se puede obtener facturas o boletas, ya que sea porque el comerciante está exento de el pago de impuesto o por tratarse de una adquisición o servicio de poco valor, se podrá utilizar el "Recibo", en el cual deberá detallarse la especificación del gasto, el valor, el motivo, la fecha y la identificación de la persona que recibe el dinero (nombre, RUT, domicilio).
Asimismo, cuando se autorice efectuar gastos de locomoción en que no sea legalmente exigible un documento de respaldo, se deberá presentar una plantilla en la cual se indique el tipo de movilización (taxi, metro, locomoción colectiva) el valor, la fecha, el nombre, RUT y firma de la persona que incurrió en el gasto. Todo visado por el representante de la institución.
Artículo 26.- Formarán parte de la rendición de cuentas los documentos o recibos mediante los cuales las instituciones subvencionadas acreditan la ayuda directa entregada a las personas beneficiarias de los programas correspondientes.
Artículo 27.- No se aceptarán para las rendiciones de cuenta los pagos efectuados con tarjetas de crédito.
Artículo 28.- El incumplimiento en la presentación de las rendiciones de cuentas o en el reintegro de los montos entregados y no utilizados de la subvención, facultará a la Municipalidad para iniciar las gestiones legales tendientes a efectuar la cobranza Judicial de los montos correspondientes.
Artículo Transitorio.- Establécese que para el otorgamiento de subvenciones durante el año en curso, las instituciones que desean postular a dicho beneficio tendrán como plazo final para inscribirse en el "Registro de Personalidad Jurídica Receptoras de subvenciones" hasta las 12:00 horas del día 31 de diciembre del año en curso.
Anótese, publíquese, comuníquese y archívese.- Elsa Zárate Guerra, Alcalde(sa) (S).- Marlene Echeverría Muñoz, Secretaria Municipal, (S) I. Municipalidad de Andacollo.