APRUEBA ORDENANZA SOBRE OTORGAMIENTO DE SUBVENCIONES, RECEPCION DE DONACIONES Y SU REGISTRO
Núm. 1.- Lota, a trece de mayo de 2004.- Vistos y considerando:
1.- Lo establecido en la ley Nº 19.862 publicada en el Diario Oficial del 08.02.03.
2.- Lo establecido en DS Nº 375 de 2003, del Ministerio de Hacienda, publicado en el Diario Oficial el día tres de julio del dos mil tres.
3.- Lo establecido en la circular Nº 83-2003 del Ministerio del Interior.
4.- El acuerdo Nº 132 del Concejo Municipal de Lota tomado en la sesión ordinaria Nº 10-04, de fecha quince de abril de 2004.
5.- Y en uso de las facultades previstas en los artículos Nos 56 y 63 de la ley Nº 18.695, Orgánica de Municipalidades.
D e c r e t o:
1.- Apruébase la Ordenanza de Otorgamiento de Subvenciones, Recepción de Donaciones y su Registro.
TITULO I
Disposiciones generales
Artículo 1: La presente ordenanza regula el procedimiento para el otorgamiento de subvenciones que la Municipalidad de Lota pueda entregar para fines específicos a personas jurídicas de carácter público o privado, sin fines de lucro, que colaboren directamente en el cumplimiento de sus funciones.
Artículo 2: Las subvenciones se otorgarán para financiar actividades que deba fomentar la Municipalidad, como el arte y la cultura, la educación, la capacitación, la salud, el deporte y la recreación, el turismo, la promoción del empleo y el fomento productivo, la asistencia social y jurídica, la urbanización y la vialidad urbana o labores específicas en situaciones de emergencia de carácter social o de beneficencia, o cualquier otra función municipal de las señaladas en el artículo cuarto de la ley 18.695.
Artículo 3: Las instituciones subvencionadas sólo podrán destinar la subvención a financiar los programas, proyectos u objetivos específicos aprobados por la Municipalidad, no pudiendo destinarla a fines distintos. Los gastos no considerados en el otorgamiento de la subvención, no serán considerados en el monto de rendición de cuenta de la misma.
Artículo 4: Las instituciones que soliciten subvenciones deberán cumplir un rol en la comuna de Lota y encontrarse dispuestas a colaborar con la Municipalidad de acuerdo con sus objetivos.
Artículo 5: A contar del uno de enero del año dos mil cuatro sólo se entregarán subvención a aquellas instituciones inscritas en el Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos que establecerá la Municipalidad en conformidad a lo dispuesto en la ley Nº 19.862 y su reglamento, registro que estará a cargo de la Secretaría Municipal.
TITULO II
De las solicitudes de subvención
Artículo 6: Para el otorgamiento de subvenciones, la institución receptora, deberá estar inscrita en El Registro Municipal de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos que establecerá la Municipalidad en conformidad a lo dispuesto en la ley Nº 19.862 y su reglamento aprobado por decreto supremo (H) Nº 375 del año dos mil tres.
Con tal objeto deberá presentar una solicitud a través de la Oficina de Partes del municipio, la que constará en una ficha que la Dirección de Desarrollo Comunitario (Dideco) proporciona y que deberá contener los siguientes antecedentes:
a) Antecedentes de la institución: Nombre, domicilio, RUT, teléfono, fax, correo electrónico si lo tuviere, número de cuenta bancaria, copia del decreto que otorgó la personalidad jurídica, objetivos generales según sus estatutos y fuentes de financiamiento.
b) Antecedentes del representante legal de la institución: Nombre, domicilio, RUT, teléfono, fax y correo electrónico si lo tuviere.
c) Area a la cual se va a destinar la subvención:
cultura, salud, protección medio ambiente o cualquier otra función municipal.
d) Programa o proyecto específico a desarrollar con la subvención, indicando el nombre y una breve descripción del proyecto, objetivos específicos, costos y antecedentes sobre los beneficiarios, sus características socioeconómica y el número aproximado de beneficiarios de la comuna.
e) Monto de la subvención solicitada, señalando el o los meses en que se desea recibir, no pudiendo ser más de tres cuotas en el año calendario, debiendo sí solicitarse la última cuota a más tardar al mes de octubre del año respectivo.
f) Las instituciones regidas por la ley Nº 19.418 sobre Juntas de Vecinos y Organizaciones Comunitarias deberán dar además cumplimiento al artículo 27 de dicha ley, presentando un proyecto que contenga los objetivos, justificación y costos de las actividades.
Artículo 7: Las solicitudes de subvención deberán ser firmadas por el representante legal de la institución y por el secretario y deberán ser presentadas en la oficina de partes del municipio antes del treinta y uno de agosto del año anterior para el cual se requiere, para su estudio y evaluación por parte de la Secretaría Comunal de Planificación (Secpla).
Excepcionalmente y por motivos justificados, que evaluará el Alcalde, la Municipalidad podrá acoger a tramitación una subvención fuera del plazo señalado.
Artículo 8: Para estudiar y evaluar la entrega de subvenciones, se dará preferencia a aquellas instituciones que cumplan con todas las bases de postulación y que se ajusten a los siguientes criterios de selección:
a) Favorecer el desarrollo de programas o proyectos específicos que se orienten al desarrollo social por sobre aquellas que privilegian la asistencia social.
b) Preferir los programas con menor costo de operación, de cobertura masiva, de carácter preventivo y en los cuales el costo por beneficiario sea menor.
c) Privilegiar aquellas instituciones que aporten recursos propios o busquen otras fuentes de financiamiento para el desarrollo del proyecto postulado, de manera que la subvención solicitada sea complementaria a los recursos existentes, sean estos propios o de terceros no municipales.
d) Considerar previamente la experiencia en el quehacer comunal, es decir, aquellas instituciones u organizaciones que tengan presencia y funcionamiento local.
e) Considerar aquellas iniciativas que signifiquen una continuidad, respecto de los trabajos ya realizados o presenten fórmulas de auto-sustento en el tiempo, prefiriendo aquellas propuestas que se orienten a superar progresivamente la dependencia de la subvención municipal.
f) Que la gestión de la entidad constituya un beneficio para los vecinos de la comuna de Lota, lo cual se analizará en relación con la cobertura de beneficiarios de la comuna y el nivel socioeconómico de los mismos.
Los criterios anteriormente señalados serán sólo orientadores y no obligan a la Municipalidad en la selección de los proyectos presentados.
Artículo 9: La Secretaría Comunal de Planificación evaluará las solicitudes de subvención municipal durante el mes de agosto de cada año. Para ello solicitará informe previo a Asesoría Jurídica la que verificará si se cumplen los requisitos legales, a la Dirección de Administración y Finanzas, si no tiene impedimentos por rendiciones pendientes y a la Dirección de Desarrollo Comunitario, en este último caso cuando el objetivo de la subvención sea atingente a su área. Si fuere necesario se podrá requerir a las instituciones solicitantes información complementaria a la ya presentada.
Artículo 10: Una vez evaluadas dichas solicitudes por las distintas direcciones señaladas en el artículo anterior, éstas serán presentadas por el Alcalde para el acuerdo del Concejo Municipal dentro del Proyecto de Presupuesto para el año siguiente.
TITULO III
Del otorgamiento de las subvenciones
Artículo 11: Las subvenciones aprobadas se otorgarán a partir del mes de enero del año siguiente, de acuerdo a disponibilidad financiera y presupuestaria que acreditará mediante el certificado respectivo la Dirección de Administración y Finanzas.
Artículo 12: El Alcalde dispondrá la aprobación y entrega de las subvenciones mediante resolución en carácter de decreto alcaldicio, en el cual se indicará:
a) Nombre de la institución beneficiaria.
b) Monto y objetivo de la subvención.
c) Identificación de los gastos financiados con la subvención que se otorga.
d) Forma de pago.
e) Obligación de la institución de presentar un certificado de vigencia de personalidad jurídica cuando corresponda.
f) Obligación de la institución de celebrar un convenio con la Municipalidad, cuando proceda de conformidad con las normas legales vigentes.
g) Obligación de la institución de rendir cuenta de los gastos efectuados con cargo a la subvención dentro de los plazos que se establezcan.
h) Imputación del gasto.
i) Saldo por rendir, si corresponde.
j) Número de la inscripción en el Registro Municipal de Personas Jurídicas Receptoras de Subvenciones.
Artículo 13: La Dirección de Administración y Finanzas llevará un Registro en el que se anotarán individualmente los siguientes antecedentes:
a) Nombre de la institución.
b) Decreto alcaldicio que otorga la subvención.
c) Monto total aprobado.
d) Monto total entregado a la fecha.
e) Saldo por entregar.
f) Rendición de cuenta y fecha de ello.
g) Saldo por rendir, si correspondiere.
El Registro indicado se enviará en forma mensual a la Secretaría Municipal, con el objeto de que esta unidad notifique a las instituciones que se encuentren con rendiciones de cuenta pendiente.
Artículo 14: Tanto el decreto alcaldicio de pago como el cheque correspondiente deberán ser extendidos exclusivamente a nombre de la institución subvencionada.
TITULO IV
De los convenios
Artículo 15: Para la formalización del otorgamiento de una subvención a una organización comunitaria, deberá suscribirse un convenio en donde se establezca la modalidad y monto a asignar, el tiempo de ejecución, el detalle de los gastos y la forma en que se rendirá cuenta de los mismos.
Artículo 16: Los convenios a que se refiere el artículo precedente, serán redactados por la Secretaría Municipal y una copia de ello será distribuida a la Secretaría Comunal de Planificación, Dirección de Administración y Finanzas, Dirección de Control, Dirección de Asesoría Jurídica y Dirección de Desarrollo Comunitario.
TITULO V
De las rendiciones de cuentas
Artículo 17: Todas las instituciones que reciban una subvención de la Municipalidad deberán rendir cuenta documentada y detallada con cargo de los gastos efectuados con cargo a la misma.
Artículo 18: Las rendiciones de cuentas deberán detallarse en un formulario especial elaborado por la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad, al cual deberá adjuntarse la documentación original o copia autorizada de la misma, que respalde los gastos efectuados, debidamente ordenados. Estas rendiciones deberán ser presentadas en la Oficina de Partes de la Municipalidad, la cual se envía a la Dirección de Control para su correspondiente revisión, visación y legalización, para luego ser remitidas, una vez aprobadas, a la Dirección de Administración y Finanzas, para su contabilización y registro.
Artículo 19: Los gastos con cargo a la subvención deberán realizarse a partir de la fecha de su otorgamiento (decreto alcaldicio aprobatorio) y dentro del año calendario correspondiente, por consiguiente no se aceptarán gastos efectuados antes o después del período indicado.
Artículo 20: Las rendiciones de cuentas deberán presentarse al municipio dentro del plazo establecido en el decreto alcaldicio que otorgó la subvención, debiendo reintegrarse los saldos no utilizados a más tardar el último día hábil del año de otorgamiento de la subvención.
Artículo 21: No se cursarán nuevas subvenciones o las parcialidades de éstas a las instituciones que no hayan presentado su rendición de cuentas oportunamente o no hayan reintegrado los saldos dentro del plazo señalado. Asimismo, no se aceptarán nuevas solicitudes de subvención, conforme lo dispuesto en los artículos 6º y 7º de la presente ordenanza, a las instituciones que tengan rendiciones pendientes del año o años precedentes.
En el caso de subvenciones entregadas mediante cuotas periódicas, las respectivas rendiciones de cuentas deberán efectuarse antes de la entrega de la nueva remesa.
Artículo 22: Como documento de respaldo de los gastos efectuados, sólo se aceptarán boletas o facturas en original debidamente registradas ante el Servicio de Impuestos Internos a través del timbre reglamentario, las que no deben tener enmendaduras o errores.
Para estos efectos se entenderán como válidos los originales o copias autorizadas de facturas, boletas de venta, boletas de servicios, boletos y pasajes de transporte.
En todo caso, sólo se aceptarán boletas de hasta el monto de una unidad tributaria mensual como documento válido para la rendición de cuentas.
Artículo 23: Las facturas deben emitirse a nombre de la institución beneficiaria de la subvención y en ellas deberá especificarse el detalle del gasto, con indicación de su valor unitario, neto y total. Las facturas deberán presentarse canceladas por el proveedor, esto es, con su firma y fecha de pago.
Artículo 24: Las boletas que por su falta de espacio no identifiquen el detalle del gasto, deberán ser complementadas con el desglose de los artículos adquiridos por ella, en la hoja de rendición correspondiente.
Artículo 25: Cuando el objetivo de la subvención autorice el pago de remuneraciones, se deberán presentar las liquidaciones de sueldo y las copias de los respectivos pagos previsionales.
Artículo 26: Si se incluyeran boletas de honorarios en una rendición de cuentas, éstas deben rendirse por su monto bruto, adjuntando a dicho documento, cuando proceda, una copia del pago del impuesto correspondiente.
No se aceptarán boletas de prestación de servicios a terceros emitidas por la propia institución beneficiaria.
Artículo 27: Eventualmente y en casos muy calificados en que no se pueda obtener factura o boleta ya sea porque el comerciante está exento de impuestos o por tratarse de una adquisición o servicio de muy poco valor, se podrá utilizar el recibo, en el cual deberá detallarse la especificación del gasto, el valor, el motivo, la fecha y la identificación completa de la persona que recibe el pago.
Asimismo, cuando se autorice efectuar gastos de locomoción en que no sea legalmente exigible un documento de respaldo, se deberá presentar una planilla en la cual se indique el tipo de movilización (taxi, metro, locomoción colectiva, etc.), el valor, la fecha, el motivo, el nombre, RUT y firma de la persona que incurrió en el gasto, todo visado por el representante de la institución.
Sólo se aceptarán a la institución beneficiaria, como gastos por concepto de pasajes de locomoción colectiva urbana hasta el 10% del monto de la subvención solicitada.
Artículo 28: Formarán parte de la rendición de cuentas los documentos o recibos mediante los cuales las instituciones subvencionadas acrediten la ayuda directa entregada a las personas beneficiarias de los programas correspondientes.
Artículo 29: No se aceptarán para las rendiciones de cuentas los pagos efectuados con tarjetas de crédito. Las rendiciones de cuentas deberán cubrir la totalidad de los gastos efectuados, no aceptándose rendiciones parciales.
Artículo 30: El incumplimiento en la presentación de las rendiciones de cuenta o el no reintegro de los montos entregados por concepto de una subvención, facultará a la Municipalidad para efectuar la cobranza judicial por los montos correspondientes.
TITULO VI
De las donaciones
Artículo 31: Se entenderán comprendidas en la presente ordenanza, todas las donaciones efectuadas al municipio incluidas aquellas con fines culturales. Las personas naturales o jurídicas que efectúen donaciones deberán estar inscritas en el Registro Municipal de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos y de Donaciones con Franquicias Tributarias, que se creará al efecto, con anterioridad a la presentación de la solicitud.
Artículo 32: No podrá otorgarse el certificado respectivo que las hace acreedoras a los beneficios tributarios, a aquellas entidades que no se hayan inscrito en el registro señalado en el artículo precedente.
TITULO VII
Registro Municipal de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos y de Donaciones con Franquicias Tributarias
Artículo 33: Existirá en la Municipalidad de Lota un Registro Municipal de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos y de Donaciones con Franquicias Tributarias, en adelante, el "Registro", a cargo de la Secretaría Municipal.
Este Registro deberá contener:
a) La inscripción de las personas jurídicas susceptibles de recibir una transferencia municipal.
b) La inscripción de las personas naturales o jurídicas que realicen una donación a la Municipalidad, con derecho a franquicia tributaria.
c) Las transferencias municipales a personas jurídicas.
Artículo 34: Para los efectos del Registro debe entenderse por transferencia municipal:
a) Las subvenciones a personas jurídicas, sin prestación recíproca en bienes y servicios.
b) Todos los subsidios para el funcionamiento de actividades específicas o programas especiales y los gastos inherentes o asociados a su realización, sea que estos recursos se asignen a través de fondos concursables o en virtud de leyes permanentes, o subsidios o subvenciones en áreas especiales, o contraprestaciones establecidas en estatutos especiales, y otras de similar naturaleza.
Se incluyen entre las transferencias todas las subvenciones o aportes a que se refiere la letra g) del artículo 5º de la ley Nº 18.695, incluidas aquellas que se destinen a las actividades de educación, de salud o atención de menores y las que se efectúen a los Cuerpos de Bomberos.
c) Las donaciones efectuadas en el marco del artículo octavo de la ley 18.985, donaciones con fines culturales, cuando la Municipalidad deba autorizar la donación en los términos exigidos por el Servicio de Impuestos Internos, para la utilización de algún beneficio tributario.
Artículo 35: La Secretaría Municipal mantendrá el Registro por medios computacionales. Será un registro permanente y de conocimiento público. En cuanto a su forma y contenido deberá ajustarse a las instrucciones que imparta la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo.
Artículo transitorio: Para los efectos de la aplicación y pago de las subvenciones correspondientes al año 2004, en forma excepcional se establece como plazo máximo de presentación de las respectivas solicitudes el día 31 de junio de 2004.
2.- Publíquese la siguiente Ordenanza de Otorgamiento de Subvenciones, Recepción de Donaciones y su Registro en el Diario Oficial.
Anótese, comuníquese, cúmplase y hecho, archívese.- Patricio Marchant Ulloa, Alcalde.- José Miguel Arjona Ballesteros, Secretario Municipal.