ORDENANZA SOBRE SUBVENCIONES MUNICIPALES

    Núm. 4.750.- Arica, 17 de diciembre de 2003.- Vistos:

a)  Sesión Extraordinaria Nº 32 de fecha 11 de diciembre de 2003 del Concejo Municipal.
b)  Acuerdo Nº 571, de fecha 11 de diciembre de 2003 del Concejo Municipal.
c)  Las facultades que me confiere la ley Nº 18.695 "Orgánica Constitucional de Municipalidades", modificada por la ley Nº 19.602,

    D e c r e t o:

    Apruébase la Ordenanza sobre Subvenciones Municipales, que a continuación se indica:

    ORDENANZA SOBRE SUBVENCIONES MUNICIPALES
                    T I T U L O  I
              Disposiciones Generales


    Artículo 1º: La presente Ordenanza regula el procedimiento para el otorgamiento de subvenciones que la Municipalidad de Arica pueda entregar para fines específicos, a personas jurídicas de carácter público o privado sin fines de lucro que colaboren directamente en el cumplimiento de funciones.

    Artículo 2º: Las subvenciones se otorgarán para financiar actividades, tales como el arte y la cultura,DTO 291 EXENTO,
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D.O. 12.02.2005 la educación, la capacitación, la salud, el deporte y recreación, el turismo, labores específicas en situaciones de emergencia de carácter social o de beneficencia entre otras.

    Artículo 3º: Las instituciones subvencionadas sólo podrán destinar la subvención a financiar los programas, proyectos u objetivos específicos aprobados por la municipalidad para los cuales se hubiere solicitado laDTO 291 EXENTO,
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D.O. 12.02.2005 subvención, razón por la cual, no podrán destinarlo a fines distintos. Por este motivo, razón por la cual no procederá efectuar con cargo a la subvención gastos de funcionamiento de las instituciones beneficiarias, tales como correspondiente a los servicios básicos y gastos en personal, exceptuándose lo indicado en el Art. 24.
    INCISO SUPRIMIDO.

    Artículo 4º: A contar del 1º de enero de 2004 sólo se entregará subvención a aquellas instituciones inscritas en el Registro de Personas JurídicasDTO 291 EXENTO,
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D.O. 12.02.2005 receptoras de Subvenciones que establecerá la Municipalidad, en conformidad a lo dispuesto en la Ley Nº 19.862 de fecha 08 de febrero de 2003.
    Para tales efectos la Secretaría Comunal de Planificación deberá procesar, sistematizar y contribuir a la actualización del Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos que se encuentra a cargo de la Secretaría Municipal en conformidad al artículo 1º del decreto alcaldicio Nº 1030/2004.

                    T I T U L O  II
                  De las Subvenciones


    Artículo 5º: Las instituciones que deseen  recibir una subvención deberán presentar una solicitud en la ficha F-2 que para estos efectos proporcionará la Secretaría Comunal de Planificación, indicando los siguientes datos:

1.  Antecedentes de la Institución: Nombre, domicilio, RUT, teléfono, fax, Decreto que ordenó  la Personalidad Jurídica (Nº, fecha, Ministerio, o inscripción en el Registro de Organizaciones Comunitarias, según corresponda), certificado de vigencia, objetivos generales según sus  estatutos y fuentes  de financiamiento.
2.  Antecedentes del Representante Legal de la Institución: nombre, RUT,  domicilio, teléfono, fax y acreditación de la representación.
3.  Area a la cual se va a destinar la subvención: Asistencia social, educación, cultura, salud, deporte y recreación, capacitación, turismo u otra.
4.  Programas o Proyectos específicos a desarrollar con la subvención: indicando el nombre, objetivos específicos, descripción breve, costos y antecedentes sobre los beneficiarios como características socio - económicas, número total de ellos y el número aproximado de beneficiarios de la Comuna de Arica, tipo y características de los gastos que se efectuarán.DTO 291 EXENTO,
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5.  Monto de la subvención solicitada: señalando el o los meses en que se desea recibir, no pudiendo ser más de seis cuotas en el año calendario, siendo la última cuota en el mes de noviembre del año respectivo.
6.  Tratándose de las Instituciones regidas por la Ley Nº 19.418 sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, éstas deberán dar cumplimiento al artículo 27 de la misma Ley, vale decir: presentar un proyecto conteniendo los objetivos, justificación y costos de las actividades.
7.  Las Instituciones que no tengan su sede en la comuna, deberán suscribir un convenio con la Municipalidad en la cual quede claramente establecido la forma en que esta Institución va a colaborar en el cumplimiento de funciones municipales.

    Artículo 6º: Las solicitudes de subvención deberán ser firmadas por el representante legal de la Institución y presentadas en la Secretaría Comunal de Planificación antes del 30 de agosto del año anterior para el cual se requiere, para su estudio y evaluación.
    Excepcionalmente y por motivos justificados, que evaluará el Alcalde, la Municipalidad podrá acoger a tramitación una subvención presentada fuera del plazo señalado.
    Artículo 7º: En el caso de aquellas Instituciones creadas con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente Ordenanza, para los efectos de dar cumplimiento a la Ley Nº 19.862, deberán ajustarse al procedimiento de registro y solicitar  subvenciones en el plazo señalado en el Art. 6º de de la presente Ordenanza.
    Artículo 8º: Para estudiar y evaluar  la entrega de subvenciones, se dará preferencia a aquellas Instituciones que cumplan los siguientes requisitos y condiciones:

1)  Que los aportes solicitados se destinen al desarrollo de programas o proyectos específicos que beneficien en forma directa a las personas objeto de atención de la Institución y que estos programas estén relacionados con sus objetivos estatutarios.
2)  Que la gestión de la entidad constituya un beneficio a los vecinos de la comuna de Arica, lo cual se analizará en relación con la cobertura de beneficiarios de la Comuna y su nivel socio-económico.
3)  La disposición de la institución para colaborar con la Municipalidad con el objeto de atender beneficiarios detectados por ésta.
4)  Que la Institución tenga otras fuentes de financiamiento que reflejen un esfuerzo por captar recursos de otros sectores.
    Artículo 9º: La Secretaría Comunal de Planificación evaluará las solicitudes de subvención durante el mes de septiembre, para lo cual solicitará informe a la Asesoría Jurídica, la que verificará si se cumplen los requisitos legales; a la Dirección de Control si no tiene impedimentos por rendiciones pendientes y a la Dirección de Desarrollo  Comunitario, en este último caso, cuando el objetivo de la subvención sea atingente a su área. Si fuere necesario se podrá requerir a las instituciones información complementaria a la ya presentada.
    Artículo 10º: Las solicitudes de subvención unaDTO 291 EXENTO,
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D.O. 12.02.2005 vez evaluadas serán presentadas para los efectos contemplados en el artículo 65º, letra g), de la ley 18.695 por el Alcalde al Concejo a más tardar la última sesión ordinaria del mes de diciembre del año calendario.

                    T I T U L O  III
      Del Otorgamiento de las Subvenciones


    Artículo 11º: Las subvenciones aprobadas se entregarán a partir del mes de Enero del año siguiente, de acuerdo a la disponibilidad financiera, deberá elaborar el flujo la Secretaría Comunal de Planificación en conjunto con la Dirección de Administración y Finanzas.

    Artículo 12º: El Alcalde dispondrá la entrega de las subvenciones mediante Decreto Alcaldicio, en el cual se indicará:

a)  Nombre de la Institución beneficiaria.
b)  Monto y objetivo de la subvención.
c)  Forma de pago.
d)  Obligación de la Institución a presentar un certificado de vigencia de personalidad jurídica, cuando corresponda.
e)  Obligación de la institución a celebrar un Convenio con la Municipalidad, cuando proceda de conformidad con las normas legales vigentes.
f)  Obligación de la institución a rendir cuenta documentada de los gastos efectuados con  cargo a la subvención dentro de los plazos que se establezcan.
g)  Imputación del gasto.
h)  Identificación de los ítems de gastos que se financiarán en la subvención que se otorga.

    Tanto el Decreto de Pago como el cheque correspondiente, deberán ser extendidos exclusivamente a nombre de la entidad subvencionada, en ningún caso, a nombre de personas naturales.
    El punto h) no se podrá modificar durante la vigencia de la subvención, como cambios de ítems de gastos.DTO 291 EXENTO,
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    Artículo 13º: La Dirección de Administración y Finanzas deberá llevar un Registro en el que se anotarán individualmente los siguientes antecedentes:

a)  Nombre de la Institución
b)  Decreto Alcaldicio que otorga la subvención
c)  Finalidad
d)  Monto Total Aprobado
e)  Monto Total entregado a la fecha
f)  Saldo por entregar
g)  Rendición de cuenta y fecha de ella
h)  Saldo por rendir.

    El registro indicado se enviará en forma mensual a la Dirección de Control con el objeto que esta Unidad solicite las rendiciones de cuentas a las instituciones que se encuentren con saldos a rendir.
                    T I T U L O  IV
                    De los Convenios


    Artículo 14º: Para la formalización del otorgamiento de una subvención a una organización comunitaria, deberá suscribirse convenio en donde se establezca la modalidad y monto a asignar, el tiempo de ejecución, el detalle de los gastos y la forma en que se rendirá cuenta de los mismos. En el caso de que el financiamiento del proyecto involucre aportes de la comunidad, éstos deberán documentarse con anterioridad a la celebración del convenio, esto en conformidad al artículo 27 de la Ley Nº 19.418. "De Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias."

    Artículo 15º: Los convenios a que se refiere el artículo precedente serán redactados por la Asesoría Jurídica y una copia de ello será distribuida a la Secretaría Comunal de Planificación, Dirección de Administración y Finanzas, Secretaría Municipal, y Dirección de Control para su archivo.
                    T I T U L O  V
          De las Rendiciones de Cuenta


    Artículo 16º: Todas las instituciones que reciban una subvención de la Municipalidad deberán rendir cuenta documentada y detallada de los gastos efectuados con cargo a la misma, a la Dirección de Control.

    Artículo 17º: Las rendiciones de cuenta deberán detallarse en un formulario especial  elaborado por la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad, al cual deberán adjuntarse la documentación original que respalde los gastos efectuados, debidamente ordenados. Estas rendiciones deberán ser presentadas en la Dirección de Control de la Municipalidad para su correspondiente revisión y visación.
    Artículo 18º: Los gastos con cargo a la subvención deberán realizarse a partir de la fecha de su otorgamiento y dentro del año calendario correspondiente, por consiguiente no se aceptarán gastos efectuados antes de la fecha de otorgamiento ni después del 31 de diciembre del año respectivo.
    Artículo 19º: Las rendiciones de cuenta deben presentarse al Municipio dentro del año calendario correspondiente al del otorgamiento de la subvención.
    No se cursarán nuevas subvenciones o las parcialidades de ésta a las instituciones que no hayan presentado su rendición de cuentas oportunamente.
    En el caso de subvenciones entregadas mediante cuotas periódicas, las respectivas rendiciones de cuentas deberán efectuarse antes del otorgamiento de la nueva cuota.
    No se aceptarán nuevas solicitudes de subvención conforme al art.6º de la presente Ordenanza a las instituciones que tengan rendiciones pendientes del añoDTO 291 EXENTO,
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D.O. 12.02.2005 o años precedentes, salvo que se hubiere pagado la totalidad de la subvención a la institución y aún no hubiere sido invertida por ésta, para lo cual deberá acompañar un certificado bancario o copia de un comprobante bancario en que conste que se encuentra disponible el saldo aún no rendido.

    Artículo 20º: Como documento de respaldo de los gastos sólo se aceptarán boletas o facturas en original debidamente registradas ante el Servicio de Impuestos Internos. No se aceptarán otro tipo de documentos a los señalados o que presenten alteraciones o remarcaciones.
    Artículo 21º: Las facturas deben emitirse a nombre de la institución beneficiaria de la subvención  y en ellas deberá especificarse el detalle del gasto, con indicación de su valor unitario neto y total. Las facturas deberán presentarse canceladas por el proveedor, es decir, con su firma y fecha de cancelación, además deben ser visados por el presidente o representante legal de la institución.
    Artículo 22º: Las boletas que por falta de espacio no identifiquen el detalle del gasto, deberán complementarse con el desglose de los artículos adquiridos en la hoja de rendición correspondiente o en la hoja en la cual se pegue la boleta.
    Artículo 23º: Si se incluyen boletas de honorario en una rendición de cuentas, éstas deben rendirse por su monto bruto, adjuntando a dicho documento, cuando proceda, una copia del pago por impuesto correspondiente.
    Artículo 24º: Los casos expresamente autorizados por el Alcalde, en que proceda el pago de remuneraciones con cargo a la subvención, deberán acompañarse los documentos que respalden el íntegro pago de remuneraciones (liquidaciones de sueldos) y el cumplimiento de las leyes sociales (copias de los respectivos pagos previsionales).
    No se aceptarán boletas de prestación de servicios a terceros emitidas por la misma institución.
    Artículo 25º: Eventualmente y en casos muy calificados en que no se pueda obtener facturas o boletas, ya sea porque el comerciante está exento de impuestos o por tratarse de una adquisición o servicio de poco valor, se podrá utilizar el "Recibo", en el cual deberá detallarse la especificación del gasto, el valor, el motivo, la fecha y la identificación del proveedor o la persona que recibe el dinero (Nombre, R.U.T., Domicilio).
    Asimismo, cuando se autorice efectuar gastos de locomoción en que no sea legalmente exigible un documento de respaldo, se deberá presentar una planilla en la cual se indique el tipo de movilización (taxi, locomoción colectiva, etc.) el valor, la fecha, el nombre, R.U.T., y firma de la persona que incurrió en el gasto. Todo visado por el representante de la institución.
    Artículo 26º: Formarán parte de la rendición de cuentas los documentos o recibos mediante los cuales las instituciones subvencionadas acreditan la ayuda directa entregada a las personas beneficiarias de los programas correspondientes.
    Artículo 27º: No se aceptará para las rendiciones de cuenta los pagos efectuados con tarjetas de crédito. Si se presentaren factura u otro documento en moneda extranjera, deberá acompañarse el documento que acredite su equivalente en moneda nacional
    Artículo 28º: El incumplimiento en la presentación de las rendiciones de cuentas o en el reintegro de los montos entregados y no utilizados de la subvención, facultará a la Municipalidad para iniciar las gestiones legales tendientes a efectuar la cobranza judicial de los montos correspondientes.
    Artículo 29º: La presente ordenanza entrara en vigencia desde la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
              Artículo Transitorio


    Artículo 1º: Las solicitudes de subvención para el año 2004 deberán ser presentadas en la Secretaría Comunal de Planificación antes del  31 de Diciembre de 2003, para su estudio y evaluación y  para su aprobación hasta el 31 de Enero de 2004.

    Artículo 2º: Las solicitudes de subvenciones para el año 2004, por esta única vez se utilizará el formulario F-2 entregado con anterioridad a esta Ordenanza Municipal.
    La Oficina de Comunicaciones y Eventos procederá a publicar dicha Ordenanza en el Diario Oficial.
    Tendrán presente este decreto alcaldicio las siguientes direcciones: Contraloría Municipal, Secretaría Municipal, Secretaría Comunal de Planificación, Dirección de Adm. y Finanzas, Asesoría Jurídica y la Oficina de Comunicaciones y Eventos.
    Anótese, comuníquese y archívese.- Carlos Valcarce Medina, Alcalde y Carlos Castillo Galleguillos, Secretario Municipal.
    Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y fines procedentes.- Carlos Castillo Galleguillos, Secretario Municipal.