APRUEBA ORDENANZA DE SUBVENCIONES MUNICIPALES
Núm. 1.100.- Colina, 27 de octubre de 2003.- Vistos: Estos antecedentes: Acuerdo Nº 63/2003, adoptado por el H. Concejo Municipal en Sesión Extraordinaria Nº 12, de fecha 27 de octubre de 2003: la aprobación de la ley que regula la entrega de subvenciones municipales a través de un registro de las entidades receptoras de dichos fondos; se hace necesario normar a través de una ordenanza municipal su procedimiento; y, en cumplimiento a la ley Nº 19.862, que establece registros de las personas jurídicas receptoras de fondos públicos; y, en conformidad a la ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades y las atribuciones que me confiere el Art. 8º, inciso 5º la ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades;
D e c r e t o:
1.- Promúlgase el acuerdo Nº 63/2003, adoptado por el H. Concejo Municipal en Sesión Extraordinaria Nº 12, de fecha 27 de octubre de 2003, en que se acuerda: Aprobar la siguiente Ordenanza sobre Subvenciones Municipales:
TITULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º: La presente ordenanza regula el procedimiento para el otorgamiento de subvenciones que la Municipalidad de Colina pueda entregar para fines específicos, a personas jurídicas de carácter público o privado sin fines de lucro que colaboren directamente en el cumplimiento de funciones.
Artículo 2º: Las subvenciones se podrán otorgar para financiar actividades que deba fomentar la Municipalidad, tales como el arte y la cultura, la educación, la capacitación, la salud, el deporte y recreación, el turismo, labores específicas en situaciones de emergencia de carácter social o de beneficencia.
Artículo 3º: Las instituciones subvencionadas sólo podrán destinar la subvención a financiar los programas, proyectos u objetivos específicos aprobados por la municipalidad, no pudiendo destinarlo a fines distintos; razón por la cual no procederá efectuar con cargo a la subvención gastos de funcionamiento de las instituciones beneficiarias, tales como los servicios básicos.
Artículo 4º: A contar del 1º de enero de 2004 sólo se entregará subvención a aquellas instituciones inscritas en el Registro de Personalidad Jurídicas receptoras de Subvenciones que establecerá la Municipalidad, en conformidad a lo dispuesto en la ley Nº 19.862 de fecha 8 de febrero de 2003.
Para tales efectos la Secretaría Comunal de Planificación implementará el registro de las personas jurídicas receptoras de fondos públicos.
TITULO II
De las subvenciones
Artículo 5º: Las instituciones que deseen recibir una subvención deberán presentar una solicitud en la ficha que para estos efectos proporcionará la Secretaría Comunal de Planificación, indicando los siguientes datos:
1.- Antecedentes de la Institución: Nombre, domicilio, RUT, teléfono, fax, decreto que ordenó la Personalidad Jurídica (Nº, fecha, Ministerio, o inscripción en el Registro de Organizaciones Comunitarias, según corresponda), objetivos generales según sus estatutos y fuentes de financiamiento.
2.- Antecedentes del Representante Legal de la Institución: nombre, RUT, domicilio, teléfono, fax.
3.- Area a la cual se va a destinar la subvención: Asistencia social, educación, cultura, salud, protección al medio ambiente, deporte y recreación, capacitación, turismo u otra.
4.- Programas o Proyectos específicos a desarrollar con la subvención: Indicando el nombre, objetivos específicos, descripción breve, costos y antecedentes sobre los beneficiarios como características socioeconómicas, número total de ellos y el número aproximado de beneficiarios de la comuna de Colina.
5.- Monto de la subvención solicitada: señalando el o los meses en que se desea recibir, no pudiendo ser más de tres cuotas en el año calendario, siendo la última cuota en el mes de octubre del año respectivo.
6.- Tratándose de las Instituciones regidas por la ley Nº 19.418 sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, éstas deberán dar cumplimiento al artículo 27 de la misma ley, vale decir:
a) Presentar proyecto conteniendo los objetivos.
b) Justificación y costos de las actividades.
7.- Las Instituciones que no tengan su sede en la comuna, deberán suscribir un convenio con la Municipalidad en la cual quede claramente establecido la forma en que esta Institución va a colaborar en el cumplimiento de funciones municipales.
Artículo 6º: Las solicitudes de subvención deberán ser firmadas por el representante legal de la Institución presentadas en la Secretaría Comunal de Planificación antes del (31 de agosto del año anterior) para el cual se requiere, para su estudio y evaluación. Excepcionalmente y por motivos justificados, que evaluará el Alcalde, la Municipalidad podrá acoger a tramitación una subvención presentada fuera del plazo señalado.
Artículo 7º: En el caso de aquellas Instituciones creadas con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente ordenanza, para los efectos de dar cumplimiento a la ley Nº 19.862, deberán ajustarse al procedimiento de registro y solicitar subvenciones en el plazo señalado en el art. 6º de la presente ordenanza.
Artículo 8º: Para estudiar y evaluar la entrega de subvenciones, se dará preferencia a aquellas instituciones que cumplan los siguientes requisitos y condiciones:
1) Que los aportes solicitados se destinen al desarrollo de programas o proyectos específicos que beneficien en forma directa a las personas objeto de atención de la institución y que estos programas estén relacionados con sus objetivos estatuarios.
2) Que la gestión de la entidad constituya un beneficio a los vecinos de la comuna de Colina, lo cual se analizará en relación con la cobertura de beneficiarios de la comuna y su nivel socio-económico.
3) La disposición de la institución para colaborar con la Municipalidad con el objeto de atender beneficiarios detectados por ésta.
4) Que la institución tenga otras fuentes de financiamiento que reflejen un esfuerzo por captar recursos de otros sectores.
Artículo 9º: La Secretaría Comunal de Planificación evaluará las solicitudes de subvención durante el mes (de septiembre), para lo cual solicitará informe a la Asesoría Jurídica, la que verificará si se cumplen los requisitos legales, y, si no tiene impedimentos por rendiciones pendientes y a la Dirección de Desarrollo Comunitario, en este último caso, cuando el objetivo de la subvención sea atingente a su área. Si fuere necesario se podrá requerir a las instituciones información complementaria a la ya presentada.
Artículo 10º: Las solicitudes de subvención una vez evaluadas serán presentadas por el Alcalde para resolución del Concejo Municipal, e incorporación dentro del proyecto de presupuesto para el año siguiente, respecto del cual deberá pronunciarse a más tardar el 15 de diciembre de cada año.
TITULO III
Del otorgamiento de las subvenciones
Artículo 11º: Las subvenciones aprobadas se otorgarán a partir del mes de enero del año siguiente, de acuerdo a la disponibilidad financiera, deberá elaborar el flujo de caja la Secretaría de Planificación.
Artículo 12º: El Alcalde dispondrá la entrega de las subvenciones mediante decreto alcaldicio, en el cual se indicará:
a) Nombre de la Institución beneficiaria.
b) Monto y objetivos de la subvención.
c) Forma de pago.
d) Obligación de la Institución a presentar un certificado de vigencia de personalidad jurídica, cuando corresponda.
e) Obligación de la Institución a celebrar un Convenio con la Municipalidad, cuando proceda de conformidad con las normas legales vigentes.
f) Obligación de la Institución a rendir cuenta documentada de los gastos efectuados con cargo a la subvención.
g) Imputación del gasto.
Tanto el decreto de pago como el cheque correspondiente, deberán ser extendidos exclusivamente a nombre de la entidad subvencionada, en ningún caso, a nombre de personas naturales.
Artículo 13º: La Dirección de Administración y Finanzas deberá llevar un Registro en el que se anotarán individualmente los siguientes antecedentes:
a) Nombre de la Institución.
b) Decreto alcaldicio que otorga la subvención.
c) Finalidad.
d) Monto total aprobado.
e) Monto total entregado a la fecha.
f) Saldo por entregar.
g) Rendición de cuenta y fecha de ello.
h) Saldo por rendir.
El registro indicado se enviará en forma mensual a la Secretaría Municipal, con el objeto que esta Unidad solicite las rendiciones de cuentas a las instituciones que se encuentren con saldos a rendir.
TITULO IV
De los convenios
Artículo 14º: Para la formalización del otorgamiento de una subvención a una organización comunitaria, deberá suscribirse convenio en donde se establezca la modalidad y monto a asignar, el tiempo de ejecución, el detalle de los gastos y la forma en que se rendirá cuenta de los mismos. En el caso de que el financiamiento del proyecto involucre aportes de la comunidad, éstos deberán documentarse con anterioridad a la celebración del convenio, esto en conformidad al artículo 27 de la ley Nº 19.418 " De Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias" .
Artículo 15º: Los convenios a que se refiere el artículo precedente serán redactados por la Asesoría Jurídica y una copia de ello será distribuida a la Secretaría Comunal, Dirección de Administración y Finanzas, Secretaría Municipal, y Oficina de Partes para su archivo.
TITULO V
De las rendiciones de cuentas
Artículo 16º: Todas las instituciones que reciban una subvención de la Municipalidad deberán rendir cuenta documentada y detallada de los gastos efectuados con cargo a la misma.
Artículo 17º: Las rendiciones de cuenta deberán detallarse en un formulario especial elaborado por la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad, al cual deberán adjuntarse la documentación original que respalde los gastos efectuados, debidamente ordenados.
Artículo 18º: Los gastos con cargo a la subvención deberán realizarse a partir de la fecha de su otorgamiento y dentro del año calendario correspondiente, por consiguiente no se aceptarán gastos efectuados antes de dicha fecha.
Artículo 19º: Las rendiciones de cuenta deben presentarse al Municipio dentro del año calendario correspondiente al del otorgamiento de la subvención.
No se cursarán nuevas subvenciones o las parcialidades de ésta a las instituciones que no hayan presentado su rendición de cuentas oportunamente.
En el caso de subvenciones entregadas mediante cuotas periódicas, las respectivas rendiciones de cuentas deberán efectuarse antes del otorgamiento de la nueva cuota.
Artículo 20º: Como documento de respaldo de los gastos sólo se aceptarán boletas o facturas en original debidamente registradas ante el Servicio de Impuestos Internos. No se aceptarán otro tipo de documentos a los señalados o que presenten alteraciones o remarcaciones.
Artículo 21º: Las facturas deben emitirse a nombre de la institución beneficiaria de la subvención y en ellas deberá especificarse el detalle del gasto, con indicación de su valor unitario neto y total. Las facturas deberán presentarse canceladas por el proveedor, es decir, con su firma y fecha de pago.
Artículo 22º: Las boletas que por falta de espacio no identifiquen el detalle del gasto, deberán complementarse con el desglose de los artículos adquiridos en la hoja de rendición correspondiente.
Artículo 23º: Si se incluyen boletas de honorarios en una rendición de cuentas, éstas deben rendirse por su monto bruto, adjuntando a dicho documento, cuando proceda, una copia del pago por impuesto correspondiente.
Artículo 24º: Los casos expresamente autorizados en que proceda el pago de remuneraciones con cargo a la subvención, deberán acompañarse los documentos que respalden el íntegro pago de remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales.
Artículo 25º: Eventualmente y en casos muy calificados en que no se pueda obtener facturas o boletas, ya sea porque el comerciante está exento de impuestos o por tratarse de una adquisición o servicio de poco valor, se podrá utilizar el " Recibo" , en el cual deberá detallarse la especificación del gasto, el valor, el motivo, la fecha y la identificación de la persona que recibe el dinero (nombre, RUT, domicilio).
Asimismo, cuando se autorice efectuar gastos de locomoción en que no sea legalmente exigible un documento de respaldo, se deberá presentar una planilla en la cual se indique el tipo de movilización (taxi, metro, locomoción colectiva) el valor, la fecha, el nombre, RUT, y firma de la persona que incurrió en el gasto. Todo visado por el representante de la institución.
Artículo 26º: Formarán parte de la rendición de cuentas los documentos o recibos mediante los cuales las instituciones subvencionadas acreditan la ayuda directa entregada a las personas beneficiarias de los programas correspondientes.
Artículo 27º: No se aceptará para las rendiciones de cuenta los pagos efectuados con tarjetas de crédito.
Artículo 28º: El incumplimiento en la presentación de las rendiciones de cuentas o en el reintegro de los montos entregados y no utilizados de la subvención, facultará a la Municipalidad para iniciar las gestiones legales tendientes a efectuar la cobranza judicial de los montos correspondientes.
Anótese, comuníquese y archívese.- Mario Olavarría Rodríguez, Alcalde.- Juan Antonio Puig Valenzuela, Secretario Municipal (S).