AUTO ACORDADO SOBRE USO DE DOCUMENTO Y FIRMA ELECTRONICA POR NOTARIOS, CONSERVADORES Y ARCHIVEROS JUDICIALES
"En Santiago, a trece de octubre de dos mil seis, se deja constancia que con fecha veintinueve de septiembre de dos mil seis, se reunió el Tribunal Pleno bajo la Presidencia de su subrogante don Marcos Libedinsky Tschorne y con la asistencia de los Ministros señores Gálvez, Chaigneau, Rodríguez Ariztía, Alvarez, Marín, Medina, Juica, Segura, Oyarzún, Rodríguez Espoz, Muñoz, señora Herreros y señores Dolmestch, Araya y Valdés.
Considerando:
I.- Que la ley 19.799, sobre documentos electrónicos, firmas electrónicas y servicios de certificación de dicha firma, permite a esta Corte Suprema de Justicia reglamentar la forma como se garantizará la publicidad, seguridad, integridad y eficacia en el uso de las firmas electrónicas y las demás condiciones necesarias para la aplicación de la ley.
II.- Que aun reconociendo la imposibilidad de adoptar firma electrónica para los actos o contratos en que se exige determinada solemnidad que no es susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, aquellos en que se requiera la concurrencia personal de alguna de las partes y los relativos al derecho de familia, es necesario adoptar normas en lo concerniente al uso de documentos y firma electrónica por Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales.
Por tanto, en uso de sus facultades económicas, Se acuerda:
Primero: Los Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales titulares, suplentes e interinos, podrán utilizar firma electrónica personal y exclusiva, la que deberá ser avanzada y a través de un prestador acreditado de servicios de certificación, de conformidad con lo dispuesto en la ley 19.799 y su reglamento, debiendo cumplir con los siguientes requisitos adicionales:
a) Vincular los datos de verificación de la firma a la identidad del auxiliar, cargo que sirve y la calidad en que lo hace, según los casos, así como el territorio en el cual ejerce su competencia, y
b) Que tiene como finalidad la suscripción y otorgamiento de documentos electrónicos en ejercicio de la función notarial, conservatoria o de archivero, según corresponda.
Segundo: Los prestadores acreditados de servicios de certificación de firma electrónica avanzada sólo podrán emitir certificados que autentiquen las firmas electrónicas de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales, ya sean titulares, suplentes e interinos (en adelante "titulares de firma electrónica", para los efectos de este Auto Acordado), cuando éstos les hayan justificado la autenticidad de los datos de verificación de firma mediante certificación de la condición de tales emitida por el Secretario de la Corte de Apelaciones respectiva, o quien lo reemplace.
En el caso de los interinos y suplentes se deberá agregar copia autorizada del respectivo decreto de nombramiento.
Tercero: El titular de un certificado de firma electrónica avanzada estará obligado a custodiar los mecanismos de seguridad del funcionamiento del sistema de certificación y no podrá, en caso alguno, permitir a terceros el uso de su dispositivo de firma electrónica.
El titular deberá comunicar inmediatamente a la Corte de Apelaciones respectiva la pérdida o extravío del dispositivo de firma electrónica, así como cualquiera de las circunstancias que determinen la suspensión o revocación de su respectivo certificado de firma electrónica avanzada, sin perjuicio del aviso que deba dar al respectivo prestador de servicios conforme a las prácticas de certificación del mismo.
Las Cortes de Apelaciones oficiarán al prestador de servicios de certificación respectivo comunicando toda resolución que pueda implicar la suspensión o revocación del certificado de firma electrónica avanzada del titular, inmediatamente después de quedar ejecutoriada.
Las Secretarías de las Cortes de Apelaciones llevarán un registro de las comunicaciones antes mencionadas, con señalamiento de su fecha y hora, así como de la emisión de certificaciones consignadas en el numeral segundo del presente auto acordado.
Cuarto: Los titulares de firma electrónica, en el ámbito de sus funciones y competencia, podrán emitir electrónicamente, mediante el uso de firma electrónica avanzada, todos los documentos que la ley permita, especialmente copias autorizadas de instrumentos públicos y privados, documentos protocolizados, certificaciones de firmas digitales estampadas en su presencia, protestos y constataciones de hechos y certificaciones referidas a registros y actuaciones.
Quinto: Podrá solicitarse la inscripción o anotación de los títulos o documentos transmitidos por vía electrónica en los registros llevados por los Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales, en tanto aquéllos sean suscritos con firma electrónica avanzada por el Notario autorizante o la autoridad competente que los haya emitido.
Las solicitudes de inscripción de títulos y documentos que ingresen al Conservador por vía electrónica, se anotarán en el respectivo Repertorio por riguroso orden de presentación de acuerdo con las normas previstas en el artículo 430 del Código Orgánico de Tribunales y Título III del Reglamento del Conservador de Bienes Raíces.
Sexto: Los Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales que adopten firma electrónica deberán mantener un repositorio electrónico de documentos que garantice la seguridad, integridad y disponibilidad de la información contenida en él, proveyendo los respaldos conforme a la normativa legal vigente.
Séptimo: Las copias que consten en un documento electrónico expedido por el Notario autorizante del documento matriz no perderán su carácter, valor y efectos, por el hecho de su traslado a papel en la medida que dicho traslado lo efectúe el Notario, Conservador o Archivero Judicial al que se le hubieren remitido, quien firmará el documento haciendo constar su carácter y procedencia.
Octavo: En los casos en que el Notario autorice una firma digital estampada en su presencia, deberá dar fe de habérsele acreditado la identidad del firmante en los términos establecidos en el Código Orgánico de Tribunales.
Comuníquese al Ministerio de Justicia, a las Cortes de Apelaciones del país, y a la Corporación Administrativa del Poder Judicial...".- Carlos A. Meneses Pizarro, Secretario.