Circular
Bancos 2739
Circular
Financieras 1062
MINISTERIO DE HACIENDA
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS
RECOPILACION ACTUALIZADA DE NORMAS. CAPITULOS 1-10, 2-2 Y 7-2. AGREGA CAPITULO 1-10 "CONSERVACION Y ELIMINACION DE ARCHIVOS".
Recopilación de instrucciones SBIF
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CIRCULAR
BANCOS N° 2.739
FINANCIERAS N° 1.062
Santiago, 8 de junio de 1993.
Señor Gerente:
RECOPILACION ACTUALIZADA DE NORMAS. CAPITULOS 1-10, 2-2 Y 7-2.
AGREGA CAPITULO 1-10 "CONSERVACION Y ELIMINACION DE ARCHIVOS".
Conforme lo dispone el artículo 19 de la Ley General de Bancos, las instituciones sometidas a la fiscalización de esta Superintendencia, deben conservar durante diez años sus libros, formularios, correspondencia, documentos y papeletas, pudiendo el Superintendente autorizar la eliminación de parte de este archivo antes de ese plazo o facultar a dichas entidades para conservar reproducciones mecánicas o fotográficas de esta documentación en remplazo de los originales.
Esta Superintendencia, consciente del costo que implica la mantención de dicha documentación por los plazos que señala la ley, ha decidido impartir instrucciones relacionadas con dicha materia, que tienden a reducir en algunos casos los plazos de conservación de determinados archivos, como también permitir que ciertos documentos puedan mantenerse micrograbados, con el consiguiente ahorro de espacio físico.
Para el efecto, se incorpora a la Recopilación Actualizada de Normas el Capítulo 1-10 "CONSERVACION Y ELIMINACION DE ARCHIVOS", que contiene las instrucciones que, a contar de esta fecha, regirán sobre la materia. Dichas normas, junto con precisar cuáles son los documentos que deben mantenerse en original, facultan a los bancos y sociedades financieras para eliminar ciertos documentos una vez transcurridos cinco años y para conservar otros en microcopias destruyendo los originales una vez micrograbados o microcopiados, a la vez que permiten la aplicación de las disposiciones de la Ley N° 18.845, que estableció un sistema de micrograbación o microfilmación que posibilita la destrucción de los originales una vez transcurridos cinco años desde la fecha de la microcopia.
Junto con incorporar a la Recopilación Actualizada de Normas el Capítulo 1-10 antes mencionado, se efectúan las siguientes modificaciones a los Capítulos que a continuación se indican:
A) Se sustituye el N° 1 del título IV del CAPITULO 2-2, por el que sigue:
"1. Devolución de los cheques pagados.
Conforme a lo dispuesto en el inciso 4° del artículo 19 de la Ley General de Bancos, esta Superintendencia autoriza a las empresas bancarias para devolver al librador los cheques cancelados, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que el banco conserve micrograbaciones o microfilmes de los cheques entregados al librador, al menos durante un plazo de cinco años; y,
b) Que el titular de la cuenta corriente solicite o acepte el procedimiento de devolución.
Los cheques podrán devolverse por períodos determinados o bien conjuntamente con el envío del estado de cuenta corriente, sin perjuicio de hacerlo también en la oportunidad en que el librador lo solicite.
El costo de la micrograbación o microfilmación será exclusivamente de cargo del banco, pudiendo cobrarse al interesado las copias de los cheques que solicite.
El hecho de que sea condición indispensable conservar micrograbaciones o microfilmes para devolver los cheques pagados, en ningún caso faculta al banco para destruir los documentos originales que se hayan microcopiado cuando ellos no se devuelvan al librador, aunque cuenten con su conformidad. En estos casos, las empresas bancarias deberán conservar los documentos originales que no sean entregados al librador durante un plazo de cinco años desde la fecha de micrograbación o microfilmación.".
B) Se remplazan los dos últimos párrafos del N° 3 del CAPITULO 7-2, por el siguiente:
"Dichos archivos deberán mantenerse durante el tiempo que corresponda, de acuerdo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley General de Bancos y en el Capítulo 1-10 de esta Recopilación de Normas."
En consecuencia, junto con incorporar a la Recopilación Actualizada de Normas el Capítulo 1-10 que se adjunta a esta Circular, deben remplazarse las siguientes hojas por las que se acompañan: hojas N°s 44 y 45 de Capítulo 2-2; hoja N° 2 del Capítulo 7-2. Además, deben eliminarse las hojas N°s 46 y 47 del Capítulo 2-2.
Saludo atentamente a Ud.,
JOSE FLORENCIO GUZMAN CORREA
Superintendente de Bancos e
Instituciones Financieras
CAPITULO 1-10
CAPITULO 1-10 (Bancos y Financieras)
MATERIA:
CONSERVACION Y ELIMINACION DE ARCHIVOS.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley General de Bancos, las instituciones sometidas a la fiscalización de esta Superintendencia deben conservar durante diez años sus libros, formularios, correspondencia, documentos y papeletas. Sin embargo, la misma norma legal faculta a este Organismo Contralor para autorizar a las referidas instituciones la eliminación de parte de estos archivos antes del plazo mencionado, para exigirles que determinados documentos o libros se guarden por plazos mayores y para conservar reproducciones mecánicas o fotográficas en remplazo de los documentos originales.
En uso de la facultad antes señalada, esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones:
I. DOCUMENTOS QUE DEBERAN CONSERVARSE EN ORIGINAL.
Las instituciones financieras deberán conservar en original los siguientes documentos:
a) los libros, documentos y correspondencia que digan relación directa o indirecta con operaciones que mantengan registradas en su contabilidad o con algún asunto o litigio pendiente;
b) los libros de actas de juntas de accionistas, de sesiones de directorio o comités resolutivos;
c) los antecedentes necesarios para certificar el tiempo servido y la renta percibida por sus trabajadores; y,
d) en general, todos los documentos relacionados con la historia institucional de la empresa.
Los documentos que no estén incluidos en las definiciones de los literales precedentes, podrán eliminarse de los archivos al cumplirse diez años a contar de la fecha en que fueron extendidos o de la última anotación en ellos, según corresponda, o bien antes de cumplirse ese plazo en los casos y condiciones que se señalan en los títulos siguientes de este Capítulo, todo ello naturalmente, sin perjuicio de respetar los plazos que exija la normativa tributaria, laboral, cambiaría, municipal, etc.
II. ELIMINACION DE DOCUMENTOS SIN MICROGRABACION O MICROCOPIA PREVIA.
Las instituciones financieras podrán eliminar, sin necesidad de micrograbarla o microcopiarla previamente, toda aquella documentación de cinco o más años de antigüedad que corresponda a solicitudes relacionadas con emisión o entrega de documentos, copias de estados de cuenta, copias de traspasos contables y libros o estados de cuenta subsidiarios o auxiliares, siempre que no se refieran a operaciones, negocios o asuntos que se encuentren vigentes o pendientes o, en el caso de libros o estados, que contengan operaciones en esa situación.
III. DOCUMENTOS QUE PUEDEN ELIMINARSE PREVIA SU MICROGRABACION O MICROFILMACION.
Las instituciones financieras pueden eliminar, previa su microfilmación o micrograbación, los documentos que se indican a continuación, siempre que correspondan a operaciones, asuntos o situaciones totalmente concluidas o finiquitadas:
a) Duplicados de recibos o de comprobantes de depósitos en cuenta corriente.
b) Traspasos de acciones.
c) Copias de contratos, convenios y correspondencia de distinta naturaleza.
La eliminación de dichos documentos, una vez grabados o microfilmados, podrá hacerse dentro del tiempo que cada institución estime prudente.
Las microcopias o micrograbaciones deben conservarse por el período de diez años, contado desde la fecha de origen de los respectivos documentos originales.
Además, los bancos podrán micrograbar o microfilmar los cheques pagados que sean entregados a los respectivos giradores, conforme a lo establecido en el título IV del Capítulo 2.2 de esta Recopilación Actualizada de Normas.
IV. LEY N° 18.845, QUE ESTABLECE SISTEMA DE MICROCOPIA O MICROGRABACION DE DOCUMENTOS.
La Ley N° 18.845, de 3 de noviembre de 1989, estableció un sistema de microcopia o micrograbación de documentos, disponiendo en su artículo 5° que las microformas y copias pertenecientes a archivos privados, tendrán el mismo mérito que los antecedentes originales.
Esta Superintendencia autoriza utilizar este procedimiento en todos aquellos documentos que no sea necesario guardar en original, según lo indicado en el título I de este Capítulo. Resulta obvio que no será necesario aplicar este sistema en el caso de los documentos en que se puede proceder a su micrograbación o microfilmación simple, según lo expresado en el título III anterior.
1. Requisitos que debe cumplir este procedimiento.
Las microformas, sus copias y duplicados que se confeccionen al amparo de las disposiciones a que se refiere este título, deberán ceñirse a las normas técnicas de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), aprobadas como normas oficiales de la República de Chile por el Instituto Nacional de Normalización, a través del correspondiente acto administrativo y cumplir, además, los siguientes requisitos:
a) Que la microcopia o micrograbado hayan sido efectuados por alguna de las personas o entidades inscritas en el Registro del Conservador del Archivo Nacional y que cumplan con los demás requisitos que se establecen en el D.F.L. N° 4, publicado en el Diario Oficial del 30 de diciembre de 1991; y,
b) Que el proceso de microcopia o micrograbado se efectúe en la forma que señala el artículo 3°, incisos segundo y tercero, de la ley.
2. Inscripción en el Registro del Conservador del Archivo Nacional.
El D.F.L. N° 4 permite expresamente inscribirse en el registro a que se refiere la letra a) del artículo 5° de la ley 18.845, entre otras instituciones, a los bancos, siempre que estén autorizados por la Superintendencia para utilizar procedimientos de microcopia o micrograbado, destinados a la reproducción de sus propios documentos, autorización que debe entenderse otorgada en la medida en que se cumplan las correspondientes disposiciones legales y las instrucciones de este Capítulo, y que se refieran a los documentos que este título permite grabar.
3. Destrucción de documentación.
Conforme lo dispuesto en el artículo 6° de la Ley N° 18.845, tratándose de instrumentos privados, puede procederse a la destrucción de los documentos que sean microcopiados o micrograbados de conformidad a la ley, una vez transcurridos cinco años desde la fecha de la microcopia o micrograbación.
De acuerdo a lo establecido en el inciso tercero, del mencionado artículo, para la destrucción de documentos pertenecientes a archivos o registros privados, como son los de las instituciones financieras, es necesaria la notificación mediante un aviso que se publicará en el Diario Oficial con una anticipación mínima de 90 días. Dicho aviso debe indicar la fecha fijada para la destrucción, una breve descripción genérica de los documentos y de su fecha o período de emisión, debiendo señalar que cualquier persona que tuviere interés en ello podrá solicitar y obtener a su costa certificaciones vinculadas con los documentos y copias del mismo, antes de que se proceda a su destrucción.
CAPITULO 2-2
Capítulo 2-2
Pág. 44
Por lo tanto, la persona que pierde un libreto de cheques o algún formulario de éste, debe realizar todos los trámites que estime convenientes para liberarse de la responsabilidad que, según los artículos 17 y 18 de la ley, le corresponde si su firma es falsificada, entre los cuales está el de dar el correspondiente aviso al banco en que tiene su cuenta corriente, sin perjuicio de efectuar publicaciones en la prensa, si lo estima conveniente.
IV.- OTRAS DISPOSICIONES.
1.- Devolución de los cheques pagados.
Conforme a lo dispuesto en el inciso 4° del artículo 19 de la Ley General de Bancos, esta Superintendencia autoriza a las empresas bancarias para devolver al librador los cheques cancelados, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que el banco conserve micrograbaciones o microfilmes de los cheques entregados al librador, al menos durante un plazo de cinco años; y,
b) Que el titular de la cuenta corriente solicite o acepte el procedimiento de devolución.
Los cheques podrán devolverse por períodos determinados o bien conjuntamente con el envío del estado de cuenta corriente, sin perjuicio de hacerlo también en la oportunidad en que el librador lo solicite.
El costo de la micrograbación o microfilmación será exclusivamente de cargo del banco, pudiendo cobrarse al interesado las copias de los cheques que le solicite.
El hecho de que sea condición indispensable conservar micrograbaciones o microfilmes para devolver los cheques pagados, en ningún caso faculta al banco para destruir los documentos originales que se hayan microcopiado cuando ellos no se devuelvan al librador, aunque cuenten con su conformidad. En estos casos, las empresas bancarias deberán conservar los documentos originales que no sean entregados al librador durante un plazo de cinco años desde la fecha de micrograbación o microfilmación.
Capítulo 2-2
Pág. 45
2.- Cheque viajero.
El de la Ley sobre Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques contiene las disposiciones generales por las cuales debe regirse la emisión y operación de cheques viajeros y señala, asimismo, que será la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras la entidad encargada de fijar los cortes y características a que deberán atenerse los formularios de cheques viajeros que cada banco emita.
En consecuencia, para dar cumplimiento a esas disposiciones, los bancos que deseen emitir este tipo de valores deberán hacer la correspondiente presentación a este Organismo.
CAPITULO 7-2
Capítulo 7-2
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Los estados financieros que se publiquen, al igual que la demás información de carácter contable que se envíe a esta Superintendencia, deben concordar con agrupaciones de todos los saldos del libro mayor al cierre del mes que corresponda y en ningún caso su preparación podrá incluir ajustes extracontables.
3.- Mantención de la documentación
Las instituciones financieras deberán conservar en sus archivos permanentes toda la documentación comprobatoria de las operaciones realizadas, ordenada de tal forma que su consulta sea fácil y expedita.
Dichos archivos deberán mantenerse durante el tiempo que corresponda, de acuerdo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley General de Bancos y en el Capítulo 1-10 de esta Recopilación de Normas.